Các Lưu Ý Khi Lập Hợp Đồng Cho Thuê Văn Phòng

Vậy khi soạn thảo mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc công ty cần chú ý đến những điểm gì ? Hãy cùng way.com.vn tìm hiểu về hợp đồng thuê văn phòng nhé !

CÓ CẦN PHẢI CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG KHÔNG ?

Thực tế để trả lời có nên công chứng hợp đồng thuê văn phòng hay không ? Way.com.vn vẫn khuyên quý khách lập hợp đồng và có công chứng bởi như vậy có thể bảo đảm quyền lợi và lợi ích hợp pháp cho quý khách. Để hiểu rõ hơn, dưới đây là những tư vấn cụ thể:

• Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Thuộc Sở Hữu Cá Nhân

Theo quy định mới nhất thì kể từ ngày 01/01/2017 căn cứ vào các quy định tại Luật nhà ở 2014, Bộ luật dân sự 2015 đối với những trường hợp hợp đồng thuê nhà ở, Hợp đồng thuê nhà ở với mục đích khác (Thuê nhà ở làm văn phòng) thì không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, điều này cũng được thống nhất trong tất cả các văn bản pháp luật có liên quan.

Như vậy với những hợp đồng cho thuê văn phòng sở hữu cá nhân như thuê nhà làm văn phòng thì quý doanh nghiệp cũng không bắt buộc phải công chứng và chứng thực hợp đồng.

• Đối Với Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Với Tổ Chức Có Tư Cách Pháp Nhân

Trong trường hợp thuê văn phòng của tổ chức có tư cách pháp nhân có chức năng cho thuê văn phòng hay nói cách khác là doanh nghiệp thuê văn phòng tại các tòa văn phòng chuyên nghiệp thì Hợp đồng cho thuê văn phòng không cần phải công chứng, chứng thực. Bởi vì theo như quy định thì cả bên thuê, bên cho thuê đều đã có tư cách pháp nhân đầy đủ và đã đáp ứng điều kiện xuất hóa đơn theo đúng như yêu cầu và chịu sự điều chỉnh của pháp luật có liên quan trong hoạt động kinh doanh.

Tổng kết: Căn cứ theo hệ thống pháp luật hiện tại Quy định về hợp đồng cho thuê văn phòng cho thấy các trường hợp thuê văn phòng là cá nhân làm văn phòng hay thuê văn phòng từ các tổ chức có chức năng cho thuê thì đều không bắt buộc phải làm hợp đồng công chứng, chứng thực.

Tuy nhiên đó là xét trên góc độ pháp luật, điều khoản và hợp pháp còn thực tế với thì quý khách vẫn nên công chứng để nâng cao tính pháp lý cũng như sự ràng buộc đối với bên cho thuê. Bởi cũng có không ít những trường hợp xảy ra tranh chấp hay thay đổi hợp đồng hoặc một trong hai bên không tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng…Như vậy việc đảm bảo sự chặt chẽ về pháp lý sẽ mang lại sự an tâm hơn cho các khách thuê văn phòng.

8 VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG HỢP ĐỒNG CHO THUÊ VĂN PHÒNG

Vậy khi soạn thảo hay trước khi quyết định ký kết hợp đồng thuê văn phòng cần chú ý đến những vấn đề gì? Hãy cùng Saigonoffice điểm qua 9 điểm quan trọng sau đây!

1. Diện tích thuê/cho thuê và địa điểm

Yếu tố cần lưu ý đầu tiên trong hợp đồng cho thuê là diện tích văn phòng cụ thể là bao nhiêu, thông thường các tòa nhà/cao ốc văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính chi phí thuê dựa trên diện tích sử dụng thực tế của khách thuê. Vậy cần xem xét diện tích văn phòng bạn thuê và trả chi phí sẽ tính dựa theo diện tích thuê được đo theo phương pháp nào.

Có 3 phương pháp đo diện tích phổ biến thường gặp sau:

Đo theo tim tường và vách xung quanh văn phòng.

Đo thông thủy, trong lòng diện tích văn phòng.

Đo theo vách bao quanh văn phòng và mép ngoài của tường.

Trong đó phương pháp đo theo thông thủy thường ít hơn diện tích xây dựng (mép ngoài của tường) từ 3-5%. Vì thế bạn cần chú ý đo lại diện tích chính xác trước khi ký hợp đồng.

 

 

2. Điều Kiện Gia Hạn Và Thời Gian Thuê

Về thời gian thuê trong hợp đồng cần xem xét kỹ lưỡng các mốc thời gian sau:

- Ngày hợp đồng bắt đầu có giá trị hiệu lực và bên thuê tính phí là ngày nào. Có tính thời gian chờ xây sửa, trang trí nội thất vào hợp đồng hay không...

- Khi thời hạn thuê văn phòng sắp hết thì thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào ? Thông báo trước đó thời gian khoảng bao lâu...là những vấn đề cần nêu rõ trong hợp đồng.

3. Chi Phí Thuê Văn Phòng Và Điều Khoản Giá Thuê

- Chi phí thuê văn phòng ngoài khoản chi phí mặt bằng thì khách thuê thường phải trả thêm các khoản vào phí dịch vụ, tiện ích tòa nhà như: An ninh, vệ sinh, lễ tân, hệ thống chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, nước, vận hành thang máy, chăm sóc cây xanh, diệt côn trùng...

Cần lưu ý phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền đỗ ô tô, xe máy, tiền điện trong diện tích thuê...Ngoài ra một số tòa nhà hiện nay cho miễn phí số lượng xe nhất định (1-2 chiếc) tương ứng với diện tích sàn văn phòng.

Thêm nữa các khoản phí phát sinh khác thường thấy khi thuê văn phòng như: tiền điện theo các bậc - mức tiêu thụ, thời gian làm ngoài giờ...

4. Tiền Tệ Thanh Toán Và Điều Khoản Thanh Toán

Dù pháp luật hạn chế những giao dịch trong nước có sử dụng USD nhưng hiện nay có không ít tòa nhà/cao ốc sử dụng USD để tính. Bởi giá USD/VNĐ thường không ổn định nên các hợp đồng phải quy định cụ thể sẽ tính theo loại tiền tệ nào, phụ lục các điều khoản về biến động tỉ giá sẽ thay đổi theo như thế nào (nếu có).

5. Trách Nhiệm Của Bên Cho Thuê Văn Phòng

 

 

Cần nêu rõ trách nhiệm của bên dịch vụ cho thuê như:

- Đảm bảo tính pháp lý của văn phòng.

- Bàn giao mặt bằng, văn phòng.

- Xử lý các sự cố phát sinh hay vấn đề của văn phòng mà không thuộc lỗi của bên thuê...

6. Điều Khoản Về Sửa Chữa, Bảo Dưỡng Các Trang Thiết Bị & Nhà...

Đừng quên liệt kê rõ điều khoản trên vào hợp đồng thuê văn phòng vì trong quá trình sử dụng văn phòng, chắc chắn sẽ phát sinh liên quan các vấn đề bảo dưỡng - sửa chữa văn phòng, và bên nào sẽ là người chịu thanh toán? Chi phí tính như thế nào ?...

7. Điều Khoản Khi Chấm Dứt Hợp Đồng

Vấn đề này tuy khá tế nhị nhưng cần có trong hợp đồng, thông thường chấm dứt hợp đồng sẽ có nhiều trường hợp:

- Hết hạn hợp đồng và một số trường hợp khách quan hay bất khả kháng khác.

- Nếu quá trình thực hiện và hợp đồng chấm dứt trước thời hạn bởi các lý do khác thì bên thuê nên sử dụng Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng nhằm tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền cọc một cách hợp lý.

8. Nêu Rõ Cam Kết Chung Và Hiệu Lực Của Hợp Đồng

Như đã đề cập, hai bên cần thỏa thuận thời gian có hiệu lực của hợp đồng rõ ràng và các cam kết chung.

MẪU HỢP ĐỒNG CHOTHUÊ VĂN PHÒNG MỚI NHẤT 2019

Hợp đồng thuê văn phòng chính là văn bản thỏa thuận các điều khoản, lợi ích và trách nhiệm giữa hai bên thuê và cho thuê, đây cũng là văn bản ràng buộc giữa hai đơn vị. Và cũng giống như bất kỳ hợp đồng nào thì hợp đồng cho thuê văn phòng tốt nhất nên có một luật sự kiểm tra lại toàn bộ để đảm bảo độ chính xác cũng như đảm bảo sự an tâm nhất cho cả hai bên.

Hầu hết các luật sư đều có thể rà soát một hợp đồng thuê trong vòng chưa đầy một giờ, chi phí dịch vụ cho luật sư không hề lớn, vì thế đây là cách tốt nhất để tránh những rủi ro và tranh chấp không đáng có trong tương lai.

 

 

Dưới đây là mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng mới nhất mà bạn có thể tham khảo:

HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

(Số: ……………./HĐTVP)

Hôm nay, ngày ……. tháng ……. năm ……., Tại …………………………………………Chúng tôi gồm có:

BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG (BÊN A):

Địa chỉ:………………………………………………………………………………

Điện thoại: ……………………………………………… Fax: ……………………

E-mail: ………………………………………………………………………………

Giấy phép số: …………………………………………………………………………

số thuế: ………………………………………………………………………………

Tài khoản số: ……………………………………………………………………………

Do ông (bà): ………………………………………………………………… Năm sinh: ………………………...

Chức vụ: ………………………………………………………………làm đại diện.

Là chủ sở hữu của văn phòng cho thuê: …………………………………………

Địa chỉ: ………………………………………………………………………………

Điện thoại: ……………………………………………… Fax: …………………………

E-mail: ………………………………………………………………………………

Giấy phép số: ………………………………………………………………………

Mã số thuế: ……………………………………………………………………………

Tài khoản số: ………………………………………………………………………

Do ông (bà): ………………………………………………………………… Năm sinh: ………………………...

Chức vụ: ……………………………………………………………………………..làm đại diện.

Hai bên cùng thỏa thuận ký hợp đồng với những nội dung sau:

ĐIỀU 1 : ĐỐI TƯỢNG VÀ MỤC ĐÍCH CHO THUÊ

Bên A đồng ý cho bên Bên B thuê diện tích như sau:

1.1. Địa điểm và diện tích: …………………………………………………………….

1.2 Mục đích sử dụng: ………………………………………………………………

1.3. Văn phòng, hệ thống cung cấp điện và nước được bàn giao cho Bên B phải trong tình trạng sử dụng tốt mà Bên B đã khảo sát và chấp nhận.

ĐIỀU 2 : THỜI GIAN THUÊ

2.1. Thời hạn thuê văn phòng: …………………………………………

Điều kiện gia hạn : Sau khi hết hợp đồng, bên B được quyền ưu tiên gia hạn hoặc kí kết hợp đồng mới, nhưng phải báo trước vấn đề cho bên A bằng văn bản ít nhất ….. tháng.

ĐIỀU 3 : GIÁ THUÊ & CÁC CHI PHÍ KHÁC

3.1. Giá thuê: ………………………………………………………………………

Giá thuê bao gồm thuế VAT 10% và tất cả các loại thuế có liên quan có thể phát sinh từ hợp đồng này; và không bao gồm tiền điện, điện thoại, fax, chi phí dịch vụ vệ sinh trong văn phòng và các chi phí khác do Bên B sử dụng.

Giá thuê/cho thuê nói trên sẽ ổn định trong suốt thời gian thuê theo điều 2.1.

3.2. Các chi phí khác:

Tiền điện sinh hoạt: Do Bên B chịu theo giá điện kinh doanh do ngành điện lực địa phương quy định và theo thực tế sử dụng hằng tháng (có đồng hồ đo đếm điện riêng).

Trong trường hợp cúp điện Bên B mua dầu để chạy máy phát điện, Bên B phải thanh toán tiền dầu chạy máy phát điện cùng tháng của tòa nhà ………………………………………………………

ĐIỀU 4 : THANH TOÁN

4.1. Đồng tiền tính toán : ………………………………………..…………………

4.2. Đồng tiền thanh toán : Bằng VNĐ (Đồng Việt Nam) quy đồi theo tỷ giá bán ra USD/VNĐ của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam tại ………………………………………….………. tại thời điểm thanh toán.

4.3. Thời hạn thanh toán tiền đặt cọc : Trong vòng …… (……..) ngày làm việc sau khi kí hợp đồng này, Bên B chuyển trước cho Bên A tiền đặt cọc tương đương với ….. (……….) tháng tiền thuê/cho thuê văn phòng là ………………………………………..………………………………………………………………

Khoản tiền đặt cọc này sau khi đã trừ đi các khoản chi phí điện thoại, điện, v.v… sẽ được hoàn lại cho Bên B trong vòng …… ngày làm việc sau khi kết thúc hợp đồng cùng với điều kiện Bên B phải hoàn tất mọi trách nhiệm nêu trong hợp đồng này.

4.4. Tiền thuê văn phòng: Bên B thanh toán cho Bên A tiền thuê văn phòng của mỗi kỳ ….. tháng, tương đương ……………………………………………………………………………………………………….

Kỳ đầu: Trong vòng ….. (……….) ngày làm việc sau khi kí hợp đồng này, Bên B thanh toán cho Bên A

Các kỳ tiếp theo: Trong vòng ….. (……….) ngày làm việc đầu tiền của mỗi kỳ ….. (……….) tháng, Bên B thanh toán cho Bên A số tiền ……………………………………………………………………………

4.5. Trong trường hợp thanh toán chậm so với thời gian quy định nói trên, Bên B phải thanh toán cho Bên A chi phí phụ trội bằng …… % ( …………………………….) cho mỗi ngày chậm thanh toán trên tổng số tiền chậm thanh toán. Nếu chậm thanh toán vượt quá …… (……………..) ngày, Bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng này.

4.6. Tiền sử dụng điện sinh hoạt : Bên B thanh toán cho Bên A tiền sử dụng điện sinh hoạt hằng tháng trong vòng ….. (……….) ngày đầu tiên của tháng tiếp theo.

4.7. Phương thức thanh toán : ………………………………………..……………

Đơn vị thụ hưởng: ………………………………………..……………………

Tài khoản VNĐ chi phí chuyển tiền qua ngân hàng : Do Bên ….. chịu.

ĐIỀU 5: NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN A

5.1. Nghĩa vụ của bên A:

a) Giao văn phòng và trang thiết bị gắn liền với văn phòng (nếu có) cho bên B theo đúng hợp đồng;

b) Phổ biến cho bên B quy định về quản lý sử dụng văn phòng;

c) Bảo đảm cho bên B sử dụng ổn định văn phòng trong thời hạn thuê;

d) Bảo dưỡng, sửa chữa văn phòng theo định kỳ hoặc theo thỏa thuận; nếu bên A không bảo dưỡng, sửa chữa nhà mà gây thiệt hại cho bên B, thì phải bồi thường;

e) Tạo điều kiện cho bên B sử dụng thuận tiện diện tích thuê;

f) Nộp các khoản thuế liên quan đến văn phòng đang thuê theo quy định của pháp luật (nếu có).

4.2. Quyền của bên A:

a) Yêu cầu bên B trả đủ tiền thuê văn phòng đúng kỳ hạn như đã thỏa thuận;

b) Trường hợp chưa hết hạn hợp đồng mà bên A cải tạo văn phòng và được bên B đồng ý thì bên A được quyền điều chỉnh giá cho thuê văn phòng. Giá cho thuê nhà ở mới do các bên thoả thuận; trong trường hợp không thoả thuận được thì bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng và phải bồi thường cho bên B theo quy định của pháp luật;

c) Yêu cầu bên B có trách nhiệm trong việc sửa chữa phần hư hỏng, bồi thường thiệt hại do lỗi của bên B gây ra;

d) Cải tạo, nâng cấp văn phòng cho thuê khi được bên B đồng ý, nhưng không được gây phiền hà cho bên B sử dụng văn phòng;

e) Được lấy lại văn phòng cho thuê khi hết hạn hợp đồng thuê, nếu hợp đồng không quy định thời hạn thuê thì bên cho thuê muốn lấy lại văn phòng phải báo cho bên thuê biết trước sáu tháng.

f) Đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng nhưng phải báo cho bên B biết trước một tháng nếu không có thỏa thuận khác và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu bên B có một trong các hành vi sau đây :

- Không trả tiền thuê văn phòng liên tiếp trong ……………. trở lên mà không có lý do chính đáng;

- Sử dụng văn phòng không đúng mục đích thuê;

- Cố ý làm văn phòng hư hỏng nghiêm trọng;

- Sửa chữa, đổi hoặc cho người khác thuê lại toàn bộ hoặc một phần văn phòng đang thuê mà không có sự đồng ý của bên A;

- Làm mất trật tự công cộng nhiều lần và ảnh hưởng nghiêm trọng đến sinh hoạt bình thường của những người xung quanh;

- Làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến vệ sinh môi trường;

ĐIỀU 5: NGHĨA VỤ VÀ QUYỀN CỦA BÊN B

5.1. Nghĩa vụ của bên B:

a) Sử dụng văn phòng đúng mục đích đã thỏa thuận, giữ gìn nhà ở và có trách nhiệm trong việc sửa chữa những hư hỏng do mình gây ra;

b) Trả đủ tiền đặt cọc, thuê văn phòng đúng kỳ hạn đã thỏa thuận;

c) Trả tiền điện, nước, điện thoại, vệ sinh và các chi phí phát sinh khác trong thời gian thuê và trước khi thanh lý hợp đồng;

d) Trả nhà cho bên A theo đúng thỏa thuận.

e) Chấp hành đầy đủ những quy định về quản lý sử dụng văn phòng;

f) Không được chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng hoặc cho người khác thuê lại trừ trường hợp được bên A đồng ý bằng văn bản;

g) Chấp hành các quy định về giữ gìn vệ sinh môi trường và an ninh trật tự trong khu vực cư trú;

h) Giao lại văn phòng cho bên A trong các trường hợp chấm dứt hợp đồng quy định tại hợp đồng này.

i) Chịu trách nhiệm về bất kỳ/toàn bộ sự mất mát các trang thiết bị, nội thất trong văn phòng, tài sản cá nhân.

5.2. Quyền của bên B:

a) Nhận văn phòng và trang thiết bị gắn liền (nếu có) theo đúng thoả thuận;

b) Được đổi văn phòng đang thuê với bên thuê khác, nếu được bên A đồng ý bằng văn bản;

c) Được thay đổi cấu trúc văn phòng nếu được bên A đồng ý bằng văn bản;

d) Yêu cầu bên A sửa chữa kịp thời những hư hỏng để bảo đảm an toàn;

e) Được tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận với bên A trong trường hợp thay đổi chủ sở hữu văn phòng;

f) Được ưu tiên ký hợp đồng thuê tiếp, nếu đã hết hạn thuê mà nhà vẫn dùng để cho thuê;

g) Được ưu tiên mua văn phòng đang thuê, khi bên A thông báo về việc bán văn phòng;

h) Đơn phương đình chỉ hợp đồng thuê văn phòng nhưng phải báo cho bên A biết trước một tháng nếu không có thỏa thuận khác và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu bên A có một trong các hành vi sau đây:

- Không sửa chữa văn phòng khi chất lượng văn phòng giảm sút nghiêm trọng;

- Tăng giá thuê văn phòng bất hợp lý;

- Quyền sử dụng văn phòng bị hạn chế do lợi ích của người thứ ba.

ĐIỀU 6: CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

6.1. Hợp đồng này đương nhiên chấm dứt trong các trường hợp sau:

a) Vào ngày hết hạn hợp đồng;

b) Trường hợp bất khả kháng như thiên tai, bão lụt, chiến tranh, hỏa hoạn, v.v….;

c) Bên B không thể tiếp tục theo quy định của cấp thẩm quyền;

d) Theo quy định khác của pháp luật.

e) Trong các trường hợp trên, Bên A sẽ hoàn lại cho Bên B tiền đặt cọc.

f) Chậm thanh toán theo quy định của Điều 4.

g) Trong trường hợp này, Bên A sẽ không hoàn lại cho Bên B tiền đặt cọc.

6.2. Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do thỏa thuận của các Bên:

a) Hợp đồng này không được đơn phương chấm dứt trước thời hạn bởi bên nào. Nếu một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, phải thông báo trước cho bên kia bằng văn bản ít nhất là ….. (……….) tháng và thời hạn thuê phải đạt được tối thiểu là …… tháng. Trong trường hợp này, Bên A sẽ hoàn trả lại cho Bên B tiền đặt cọc và tiền thuê văn phòng còn thừa của Bên B (nếu có).

b) Nếu Bên B chấm dứt hợp đồng này trước thời hạn mà không tuân thủ quy định nói trên, Bên B sẽ mất tiền đặt cọc.

c) Nếu Bên A chấm dứt hợp đồng này trước thời hạn mà không tuân thủ quy định nói trên, Bên A phải hoàn trả lại cho Bên B tiền đặt cọc, tiền thuê còn thừa của Bên B (nếu có) và phải bồi thường cho Bên B số tiền tương đương với tiền đặt cọc.

ĐIỀU 7: CAM KẾT CHUNG

7.1. Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các điều khoản và điều kiện quy định trong hợp đồng này. Mọi thay đổi, hủy bỏ hoặc bổ sung một hay nhiều điều khoản, điều kiện của hợp đồng này phải được cả hai bên thỏa thuận bằng văn bản và lập thành phụ lục hợp đồng.

7.2. Trường hợp các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ban hành các văn bản pháp lý liên quan đến việc cho thuê văn phòng, hợp đồng này sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với những quy định của pháp luật Việt Nam.

ĐIỀU 8: GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

Tranh chấp phát sinh liên quan đến hợp đồng này hoặc việc vi phạm hợp đồng sẽ được giải quyết trước hết bằng thương lượng trên tinh thần thiện chí, hợp tác. Nếu thương lượng không thành thì vụ việc sẽ được đưa ra tòa án có thẩm quyền xét xử.

ĐIỀU 9: HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG

Hợp đồng này có hiệu lực pháp lý từ ngày …… tháng …. năm ……. Đến ngày …… tháng ….. năm …...

Hợp đồng được lập thành ………. (………..) bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A                                                         ĐẠI DIỆN BÊN B

Chức vụ                                                                                   Chức vụ

(Ký tên đóng dấu)                                                          (Ký tên đóng dấu)

Mr Tấn Phát